Hukuk Bürolarının Dijital Dikte Teknolojisini Kullanmamasının İlk 3 Nedeni

Mesleğimde birçok soru sormak yaygın. Gerçekten gerekli. Sanal asistan, en iyiyi yapılandırmak ve mevcut teknolojiyi daha iyi, daha hızlı yapmasına yardımcı olmak için kullanmak için sistemleri veya belirli bir müşteri için nasıl mümkün olduğunu bilmesi gereken kişidir. , daha düşük bir maliyetle – müşteri kazanmak istediği her neyse.

Kariyerime neredeyse sekiz yıl önce VA’da başladım ve uygulamamı hukuk endüstrisine sanal yardımla sınırlandırdım. Yıllar boyunca birçok avukata, hukuk firması yöneticisine, paraşütçüye, insan kaynakları yöneticisine, özel dedektiflere, BT yöneticilerine, yönetici ortaklara, ofis müdürlerine, sekreterliğe ve diğerlerine, kullanılan süreçler hakkında sorular sordum. dolapları. Bazıları belge yönetim yazılımı kullanır, bazıları kullanmaz. Bazılarının web siteleri vardır, diğerleri yoktur. Neredeyse kusursuz, avukatların dikte için ne kullandıkları sorulduğunda, en yaygın cevap: bir teyp.

Bu iyi, çünkü dikte bir bantla bile çok verimli bir süreç. Dictaphone’a göre, 1952’de kaydedilen dikte “avukatlar, doktorlar ve diğer profesyoneller arasında el yazısı ve stenografi için zamandan tasarruf” olarak belirlendi. İlk mini kayıt cihazı 1973’te piyasaya sürüldü. Öyle mi düşünüyorsun? Bugün hala ABD’deki çoğu şirkette kullanılan aynı küçük kayıt cihazı, 8 parçada müzik dinlemenin teknolojik eşdeğeri!

Her durumda, şirketiniz teyp üzerinde dikte kullanıyorsa, şirketin fiili çalışmasının ürününü kaydetmenin, işleri halletmenin iyi bir yolu olduğu ve şirketinizin dikte kullanmadığı zaten anlaşılmıştır. , belki dijital ile başlamalısınız, bu yüzden okumaya devam edin.

Neden dijital dikte yapalım?

Dikte kadar eski olmasa da, dijital dikte bir süredir var. Tıp mesleği, on yıldan fazla bir süredir dijital dikte teknolojisini (çağrı ve taşınabilir kayıt cihazları) kullanmaktadır. Neden? Dijital bir dikte işlemine yükseltme, hastanelere, kliniklere, tıbbi ofislere ve sigorta şirketlerine şunları sağlamıştır:

ya da doktorların taşınabilir bir telefon ya da kayıt cihazı ve internet bağlantısından başka bir şey olmadan uzaktan çalışma olasılığı

veya birkaç kullanıcı için belge akışının merkezileştirilmesi, birkaç sitedeki işlemler

o devam etmekte olan işi ve genel üretkenliği izleme yeteneği

o Çeşitli parametre ve kriterleri izleme ve raporlama yeteneği

o Transkriptörleri uzaktan kullanma ve kişisel maliyetlerden tasarruf etme imkanı

Bence, herhangi bir büyük şirket, bir dijital dikte sürecinden geçerek karşılaştırılabilir bir tıbbi uygulama kadar kazanacak kadar çok şey var – bu nedenle soru, kazanmak için çok şey var, neden olmasın!? (Yukarıdaki listeyi tekrar okuyun – işletmenizi düşünün.)

Şirketler neden dijital dikte etmiyor?

Bence asıl sebep henüz hiç kimsenin 2% 2B2 toplamamış olması. Dijital dikte teknolojisi “yeni” olmadığından, tıp endüstrisi dışında buna çok az dikkat edilmiştir. Ancak son zamanlarda, İngiliz ve Avrupa hukuk firmaları dijital dikte yükseltmenin beklenenden daha kolay ve daha iyi olduğu konusunda manşetlerde bulunuyorlar.

Peki ya Birleşik Devletler’de?

Yıllar boyunca aldığım üç ana yanıtı aşağıda (ters sırayla) bulacaksınız: “Şirketiniz neden dijital dikte etmeyi seçmedi?”

3: “Dijital dikte ses tanıma değil mi?”

Hayır, ses tanıma dijital bir dikte değildir. Konuşma tanıma yazılımıdır. İnsan sesini alıp metne dönüştürüyor. Konuşma tanıma yazılımı, her kullanıcı için eğitim gerektirir – çoğu uygulama için saatlerce eğitim, bu teknolojinin uygulanmasını çoğu işletmede pratik değildir.

Dijital dikte, sesinizi dikte fonksiyonları sağlayan yazılım veya ekipmanla kaydetmektir – durdurma, geri sarma, yerleştirme, vb. Bununla birlikte, dijital ile kayıt bir kasete gitmez, bir ses dosyası (yani .wav, .dss) olarak kaydedilir. Ses tanımanın aksine, dijital dikte, kaydedilmiş düşünceleri yazmak için bir transkripsiyon uzmanı ve yazılım gerektirir.

Bu arada, ses tanıma yazılımının asla iyi bir hukuk sekreteri / transkripsiyon uzmanının yerini alamayacağına inanmamın nedenlerinden biri – ne kadar eğitirseniz eğitin, “sanık” dediğinde asla yakalayamaz ve “başvuru sahibi” demelisiniz! 😉

Ses tanıma teknolojisinin tuzaklarını duymuş ya da okumuş olsanız bile, dijital dikte tamamen farklı bir hayvandır.

2: “Kırılmazsa …”

Evet, teyp dikmenin onlarca yıldır çalıştığı ve çalıştığı doğrudur, ancak aynı şey bir daktilo, bir abaküs ve hatta bir pusula için de geçerlidir. Dijital dikteye yükseltme bir çözüm değil, bilinen bir süreçte bir gelişmedir. Bu diktenin doğal evrimi – insandan (secy), kayda (teyp), dijitale (ses dosyasına) kadar.

Dijitale yükseltirken, kaydı yapanların artık transkripsiyon yapan kişi ile aynı fiziksel konumda olması gerekmediğine dikkat edilmelidir – ya da bugünkü dil : uzaktan çalışabilir! Yakalama sürecinin nasıl ayarlandığına bağlı olarak, şirket diktatörleri bir telefona veya İnternet’e eriştikleri sürece faturalandırılabilir süre oluşturabilirler.

Dijital ile oluşturulan dikte dosyası doğası gereği elektronik olduğundan, saklanan, ağlar üzerinden yönlendirilen diğer tüm bilgisayar dosyalarıyla aynı şekilde kullanılabilir. Bu, dikte dosyasının kendisini günümüz elektronik ortamında (ağlar, çoklu ofisler, doküman yönetim yazılımı, saklama gereksinimleri) çok daha pratik ve kullanıcı dostu hale getirir.

Kurumsal diktatörlerin uzaktan çalışma fırsatlarına ek olarak, dijital dikte yükseltme, işlem sırasında veya teyp dikte sisteminin yapamadığı herhangi bir işlem sırasında her dosya için raporlama ve izleme sağlar. sadece sağlamak değil. Bir teyp tutun ve bir avukata ne olduğunu sorun ve ne dediğini görün! Bununla birlikte, dijital bir dosyaysa, bir dosyanın oluşturulduğu tarih ve saati, kim tarafından, ne kadar sürdüğü, hangi müşteri için, kime ait olduğu, ve çok daha fazlası.

Bu nedenle, bir yönetici ve diktatör açısından, dijital dikteye yükseltme, işin yapılmasında önemli bir gelişme sağlar.

ve … tüm zamanların en sevdiğim yanıtı …

“İşletmeniz neden dijital dikte etmedi?”

1 numara: “Değişimi sevmiyoruz.”

Şaka yapmıyorum! Bu ifadeyi kabul etmek istediğimden daha fazla duydum!

Bunun dışında, elbette, bu cevap, şirketlerin bir karar vermek için sonsuza kadar sürebileceğini anlamama yardımcı oluyor, bir muamma sunuyor. Neden? Dijitale geçerken, diktatör sürecinde çok az şey değişiyor. Aslında, Olympus ve diğer büyük üreticiler, profesyonel aralıklarında bir sürgülü düğmeye sahip taşınabilir dijital kayıt cihazlarına bile sahiptir. Gerçekten, bir analog kayıt cihazının işlevlerini taklit eden bir dijital kayıt cihazı.

Bu nedenle, uygun şekilde yapılandırıldığında, bir avukatın, yükseltmek için sekreterine (veya sandalyesinde bırakmak) bir bandı teslim etmek için sandalyesinden kalkması gerekmemesine ek olarak, dijital, diktatörler “farklı” bir şey yapmazlar.

Hepsini sar

Bir noktada, her işletme herhangi bir teknolojik yükseltmenin artılarını ve eksilerini tartmalıdır. Rekabetçi kalmak için gittikçe daha fazla ekipman ve yazılım gerektiğinde, kimsenin başka bir “yükseltme” araması şaşırtıcı değil. Ancak günümüzde mevcut olan çoğu teknolojiden farklı olarak, dijital dikte teknolojisi “yeni” değildir. Çok kararlıdır ve on yıldan uzun bir süredir çeşitli boyutlardaki ortamlarda test edilmiş, uygulanmış ve başarıyla kullanılmıştır.

Bu, benim düşünceme göre, dijital diktenin yükseltilmesini herhangi bir işletmenin 2009 teknoloji bütçesi için bir zorunluluk haline getirmelidir.

klavyem.net

Bir önceki yazımda « makalem var.
yorum yok
72
12 Mayıs, 2020

Yorumlar



Bir Yorum Yazmak İstermisiniz ?